Cotización, presupuesto y factura: cuál es la diferencia
Diferencias entre cotización, presupuesto, proforma y factura o boleta: para qué sirve cada documento y en qué momento se usa.
Son documentos que se parecen, pero cumplen funciones distintas y se usan en momentos diferentes de la venta.
Cotización y presupuesto
En la práctica son lo mismo: una propuesta de precio que envías antes de hacer el trabajo o vender el producto. El término varía según el país y el rubro; en Chile se dice más "cotización", y en España o México se usa mucho "presupuesto".
- No es un documento tributario: no se declara ni paga impuestos por emitirla.
- Sirve para que el cliente compare y decida.
- Debe tener una fecha de validez.
Factura proforma
Es una cotización con formato de factura, usada sobre todo en comercio exterior o cuando el cliente necesita un documento formal para aprobar un pago. Tampoco tiene valor tributario.
Factura o boleta
Es el documento tributario que se emite después de la venta o del servicio, en el sistema del servicio de impuestos de tu país (el SII en Chile, el SAT en México, la DIAN en Colombia o la SUNAT en Perú). Acredita la venta y genera obligaciones tributarias.
Si trabajas como persona natural, es posible que emitas boletas de honorarios o un documento equivalente. Las reglas (retenciones, tasas, quién emite) cambian según el país y el año, así que revísalas en el sitio oficial de tu servicio de impuestos o con un contador.
Resumen
| Documento | Cuándo | ¿Es tributario? |
|---|---|---|
| Cotización / presupuesto | Antes de la venta | No |
| Factura proforma | Antes de la venta | No |
| Factura / boleta | Después de la venta | Sí |
El flujo recomendado
- El cliente te pide precio.
- Envías una cotización detallada.
- El cliente la acepta, idealmente por escrito (un "ok" por WhatsApp sirve como respaldo).
- Haces el trabajo.
- Emites la factura o boleta por el monto acordado.